Innokaupunkien tietosuoja

Innokaupungit noudattaa toiminnassaan Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR, General Data Protection Regulation) sekä tietosuojalakia (1050/2018).

Suomen käynnissä oleva EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelma Uudistuva ja osaava Suomi sisältää kestävän kaupunkikehittämisen kokonaisuuden, jota toteutetaan Suomessa Innokaupungit-nimen alla. Siinä toteutetaan valtion ja kaupunkien tekemien ekosysteemisopimusten mukaisia hankkeita. Kokonaisuuden koordinaatiota ja osaa hankerahoituksesta hoidetaan Pirkanmaan liitossa. Pirkanmaan liitto koordinoi Innokaupungit-toiminnan kehittämistä ja vastaa tulosten näkyvyydestä. Liitto neuvoo kaupunkeja ja rahoitusta välittäviä maakuntien liittoja yhteisistä rahoitusmenettelyistä, tukee lisäresursseilla laadukasta hanketoimintaa ja viestii toiminnasta kansallisella ja kansainvälisellä tasolla.

Tämä dokumentti tarkentaa henkilötietojen käsittelyn informointia. Taustalla toimii Pirkanmaan liiton tietosuojaseloste, joka löytyy osoitteesta https://www.pirkanmaa.fi/tietosuoja-pirkanmaan-liitossa/.

Tietojen keräys, käsittely ja säilytys

Innokaupunkien koordinaatiotehtävässään Pirkanmaan liitto kerää vain toiminnan kannalta olennaisia tietoja kuten nimiä ja yhteystietoja. Henkilötietojen käsittely liittyy aina työtehtävän hoitoon.

Henkilötietojen käsittely painottuu tyypillisimmin käyttötapauksiin kuten tapahtumien ilmoittautumisiin tai sähköisten työskentelyalustojen käyttöön. Velvoite osallistujatietojen keräämiseen tulee lainsäädännöstä, joten käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite. Sähköisten työskentelyjärjestelmien käytössä käsittely perustuu suostumukseen. Viranomaisrekistereistä saatavia tietoja käsiteltäessä tietojen käsittelyn perusteena on organisaation lakisääteinen velvoite. Tällaisia henkilötietoja sisältäviä aineistoja voivat olla esimerkiksi viranomaisjärjestelmistä saatavat hanketiedot. Näitä käsitellään kyseisten rekisterien käyttöehtojen mukaisesti.

Henkilötietoja on suojattu erilaisilla teknisillä ja hallinnollisilla toimenpiteillä, joilla varmistutaan että vain ne henkilöt, joilla on oikeus käsitellä tietoja, pääsevät niihin käsiksi. Työntekijöille on järjestetty tietosuojakoulutus.

Jossakin tapauksissa tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille. Kolmannet osapuolet voivat olla esimerkiksi viranomaisia, joille on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietoja tai osapuolia, jotka tekevät henkilötietojen käsittelyä Pirkanmaan liiton lukuun. Tällöinkin Pirkanmaan liitto rekisterinpitäjänä vastaa tiedoistasi. Emme luovuta tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Kerättyä aineistoa säilytetään hankkeen ajan (tai kunnes hanke virallisesti päättyy mahdollisen jatkoajan jälkeen). Arkistoitavaa aineistoa säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaisesti vähintään 10 vuotta hankkeen päättymispäivästä.

Evästeiden käyttö

Käytämme sivuillamme evästeitä mm. verkkosivuston toiminnan, käyttäjän valintojen, tilastoinnin ja toiminnallisuuksien toteuttamiseksi seuraavasti:

Välttämättömät evästeet

Käytämme välttämättömiä evästeitä verkkosivuston toiminnan, tietoturvan ja käyttäjän valintojen tallentamisen mahdollistamiseksi. Näitä evästeitä käytetään esimerkiksi evästesuostumusten hallintaan (Cookiebot), sivuston tietoturvan ylläpitämiseen (Cloudflare), Microsoft Power BI -raporttien näyttämiseen sekä sivustolle upotettujen palveluiden tekniseen toimintaan.

Mieltymyksiä koskevat evästeet

Mieltymysevästeillä tallennetaan käyttäjän valintoja, kuten kieliasetuksia, käyttöliittymän ulkoasua ja muita sivuston käytettävyyteen liittyviä asetuksia. Näiden avulla sivusto voidaan näyttää käyttäjälle hänen valitsemiensa asetusten mukaisesti.

Tilastoevästeet

Tilastoevästeiden avulla keräämme tietoa verkkosivuston käytöstä ja kävijämääristä. Tietoja käytetään palvelun kehittämiseen, suorituskyvyn seurantaan ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Käytämme tähän tarkoitukseen Piwik PRO -analytiikkaa.

Markkinointievästeet

Markkinointievästeitä käytetään käyttäjien kiinnostuksen kohteiden analysointiin sekä sisältöjen ja viestinnän tehokkuuden mittaamiseen. Sivustolla käytetyt kolmannen osapuolen palvelut, kuten YouTube-videot ja Microsoftin palvelut, voivat asettaa markkinointievästeitä.

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan 30 vrk:n sisällä pyynnöstä. Rekisterinpitäjä voi periä pyynnön toteuttamisesta kohtuullisen maksun, jos pyyntö on perusteetön tai kohtuuton (esimerkiksi jos niitä esitetään toistuvasti). Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Pyyntö tietojen tarkastukseen, korjauksiin tai poistoon osoitetaan tässä selosteessa mainitulle yhteyshenkilölle.

Yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä tai oikeuksien harjoittamista varten:

Kehittämisasiantuntija Ari Kurlin Niiniaho,
sähköposti: ari.kurlin-niiniaho(at)pirkanmaa.fi