Innokaupunkien tietosuoja
Innokaupungit noudattaa toiminnassaan Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR, General Data Protection Regulation) sekä tietosuojalakia (1050/2018).
Suomen käynnissä oleva EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelma Uudistuva ja osaava Suomi sisältää kestävän kaupunkikehittämisen kokonaisuuden, jota toteutetaan Suomessa Innokaupungit-nimen alla. Siinä toteutetaan valtion ja kaupunkien tekemien ekosysteemisopimusten mukaisia hankkeita. Kokonaisuuden koordinaatiota ja osaa hankerahoituksesta hoidetaan Pirkanmaan liitossa. Pirkanmaan liitto koordinoi Innokaupungit-toiminnan kehittämistä ja vastaa tulosten näkyvyydestä. Liitto neuvoo kaupunkeja ja rahoitusta välittäviä maakuntien liittoja yhteisistä rahoitusmenettelyistä, tukee lisäresursseilla laadukasta hanketoimintaa ja viestii toiminnasta kansallisella ja kansainvälisellä tasolla.
Tämä dokumentti tarkentaa henkilötietojen käsittelyn informointia. Taustalla toimii Pirkanmaan liiton tietosuojaseloste, joka löytyy osoitteesta https://www.pirkanmaa.fi/tietosuoja-pirkanmaan-liitossa/.
Tietojen keräys, käsittely ja säilytys
Innokaupunkien koordinaatiotehtävässään Pirkanmaan liitto kerää vain toiminnan kannalta olennaisia tietoja kuten nimiä ja yhteystietoja. Henkilötietojen käsittely liittyy aina työtehtävän hoitoon.
Henkilötietojen käsittely painottuu tyypillisimmin käyttötapauksiin kuten tapahtumien ilmoittautumisiin tai sähköisten työskentelyalustojen käyttöön. Velvoite osallistujatietojen keräämiseen tulee lainsäädännöstä, joten käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite. Sähköisten työskentelyjärjestelmien käytössä käsittely perustuu suostumukseen. Viranomaisrekistereistä saatavia tietoja käsiteltäessä tietojen käsittelyn perusteena on organisaation lakisääteinen velvoite. Tällaisia henkilötietoja sisältäviä aineistoja voivat olla esimerkiksi viranomaisjärjestelmistä saatavat hanketiedot. Näitä käsitellään kyseisten rekisterien käyttöehtojen mukaisesti.
Innokaupungit.fi-verkkosivulla kerätään Piwik Pro-kävijäseurantapalvelun avulla tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät sivustoa. Piwik PRO käyttää kävijöiden suostumuksella evästeitä ja istuntotunnistetta tietojen keräämiseen, ja se voi tällä tavoin tunnistaa sivustolle palaavat kävijät ja saada heistä kaupunkitason sijaintitietoja. Tiedot tallennetaan EU:ssa sijaitseville palvelimille, ja niitä säilytetään 25 kuukautta. Piwik PRO ei jaa kerättyjä tietoja alikäsittelijöille tai kolmansille osapuolille eikä käytä tietoja omiin tarkoituksiinsa. Lisätietoja Piwik PRO privacy policy – Piwik PRO.
Henkilötietoja on suojattu erilaisilla teknisillä ja hallinnollisilla toimenpiteillä, joilla varmistutaan että vain ne henkilöt, joilla on oikeus käsitellä tietoja, pääsevät niihin käsiksi. Työntekijöille on järjestetty tietosuojakoulutus.
Jossakin tapauksissa tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille. Kolmannet osapuolet voivat olla esimerkiksi viranomaisia, joille on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietoja tai osapuolia, jotka tekevät henkilötietojen käsittelyä Pirkanmaan liiton lukuun. Tällöinkin Pirkanmaan liitto rekisterinpitäjänä vastaa tiedoistasi. Emme luovuta tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.
Kerättyä aineistoa säilytetään hankkeen ajan (tai kunnes hanke virallisesti päättyy mahdollisen jatkoajan jälkeen). Arkistoitavaa aineistoa säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaisesti vähintään 10 vuotta hankkeen päättymispäivästä.
Omien tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan 30 vrk:n sisällä pyynnöstä. Rekisterinpitäjä voi periä pyynnön toteuttamisesta kohtuullisen maksun, jos pyyntö on perusteetön tai kohtuuton (esimerkiksi jos niitä esitetään toistuvasti). Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Pyyntö tietojen tarkastukseen, korjauksiin tai poistoon osoitetaan tässä selosteessa mainitulle yhteyshenkilölle.
Yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä tai oikeuksien harjoittamista varten:
Kehittämisasiantuntija Ari Kurlin Niiniaho,
sähköposti: ari.kurlin-niiniaho(at)pirkanmaa.fi
